Blog Zes tips voor de werknemer-organisatie relatie

Zes tips voor de werknemer-organisatie relatie

Hoe bereidt u zich voor op de volgende ramp die impact heeft op uw organisatie, medewerkers en klanten? Dit topic behandelde we al in een eerder verschenen artikel (klik hier). Laat ons nu inzoomen op de acties die ondernomen moeten op het niveau van de medewerker-organisatie relatie. Door te focussen op 6 aspecten bent u in staat om de continuïteit van uw bedrijf te waarborgen in moeilijke tijden.

Auteurs: Günther Lemmens, Xavier Denys & Sonja Noben

Acties voor nieuwe interactietrajecten tussen werknemer en organisatie

Het is cruciaal voor organisaties om interne communicatie- en samenwerkingskaders te herontwerpen, waarbij gebruik wordt gemaakt van technologie en digitale processen. Dit maakt het mogelijk om business as usual voort te zetten en veerkracht op te bouwen voor de huidige en toekomstige economische bedreigingen en uitdagingen.

De managementstructuren waarbij het werk top-down wordt georganiseerd door middel van functionele hiërarchieën en het command-and-control leiderschap als garantie voor stabiliteit en operationele uitmuntendheid moeten worden losgelaten.

Het is van cruciaal belang om over te schakelen op agile samenwerkingsverbanden met nieuwe rollen voor het management, de medewerkers en de teams. De verandering is nodig zowel op teamniveau, op managementniveau als op het schaalniveau van de governance.

De verstoring die een ramp met zich meebrengt, vergroot deze uitdaging. De vraag van de medewerker naar veilig en op afstand werken neemt toe. Snelheid van handelen is de sleutel tot overleven.

De traditionele leider moet evolueren naar horizontaal leiderschap, dit door betrokkenheid te creëren en medewerkers in staat te stellen om digitaal samen te werken. Günther Lemmens

Leiders op alle niveaus in de organisatie moeten nieuwe gedragingen, denkwijzen en praktijken omarmen om hun bedrijf te helpen de huidige uitdagingen te overleven, weer fit te worden en de veranderde markt van morgen te leiden.

Samen met deze nieuwe gedragingen, denkwijzen en praktijken moeten zij betrokkenheid van het personeel binnen de organisatie creëren. Betrokkenheid is een van de belangrijkste factoren voor de productiviteit die mensen ertoe aanzet om een stapje verder te gaan. Inspiratie en strategische richting in combinatie met een echte verbinding tussen de medewerkers en de organisatie zijn belangrijke drijfveren voor echte betrokkenheid.

Scaled Agile Leadership
© Scaled Agile Inc.

De lean-agile leiderschapsprincipes (zie afbeelding hierboven, overgenomen uit het Scaled Agile Framework) worden nog belangrijker om de organisatieverandering en het nodige engagement te sturen.

1. Empathie

Wees een empathisch leider en erken de persoonlijke en professionele moeilijkheden die werknemers ondervinden. In een crisis brengen de plotselinge bedrijfsbrede omschakeling naar volledig werken op afstand en de noodzaak om nieuwe samenwerkingstechnologieën in een hoog tempo toe te passen, extra stress met zich mee voor uw medewerkers.

Wees als leider een rolmodel. Laat zien dat u om uw eigen welzijn geeft en dat u openstaat voor inlevingsvermogen van anderen. Ook medewerkers zullen zich gemotiveerd voelen om zich te bekommeren om hun eigen welzijn, om open te staan voor hun zorgen.

Het is een kans om meer persoonlijke connecties met medewerkers te creëren. Deze verbinding is cruciaal voor het creëren of behouden van de betrokkenheid van uw medewerkers bij de organisatie. Betrokkenheid is een belangrijke drijfveer voor productiviteit. De twee hebben een lineaire verbinding.

2. Transparantie

Medewerkers die op afstand werken hebben minder mogelijkheden om op de hoogte te blijven van de strategieën en strategiewijzigingen dan wanneer ze ter plaatse zijn. In crisismomenten moeten leiders in de organisatie veel beslissingen nemen die gevolgen hebben voor de medewerkers.

Leiders moeten op zoek gaan naar multichannel oplossingen om informatie en strategische reacties continu over te brengen aan de medewerkers. Tijdens een crisis is overcommunicatie en transparantie (leg uit waarom) naar de medewerkers toe essentieel.

3. Empowerment

Om een hogere snelheid van handelen te bereiken, is een slank beslissingsproces op het juiste niveau van de organisatie cruciaal. Echte empowerment betekent dat leiders de autoriteit voor het nemen van beslissingen moeten toekennen aan de agile teamnetwerken. Deze teamnetwerken hebben de beste toegang tot de benodigde informatie en zijn dus het best in staat om snel de juiste beslissingen te nemen.

4. Business Agility

Organisaties die de agile manier van werken op schaal hebben geïmplementeerd, zullen meer veerkracht ervaren bij de overstap naar werken op afstand. De sterke mensennetwerken in de agile teams zorgen ervoor dat de samenwerking ook op afstand wordt voortgezet.

Als u uw personeelsbestand nog steeds op traditionele wijze beheert, is dit nog steeds een goed moment om te beginnen met het invoeren van en experimenteren met agile praktijken. Er zijn veel verbetermogelijkheden.

Gebruik de situatie van gedwongen werken op afstand als kantelpunt om de verandering naar agile te starten. Medewerkers moeten meer autonomie krijgen en tegelijkertijd zoeken mensen steun en aansluiting bij hun collega’s, zowel sociaal als professioneel.

Het toepassen van deze niet-uitputtende reeks van activiteiten, geïnspireerd door agile praktijken, kan helpen om de band van uw medewerkers te versterken, zowel onderling als met de organisatie:

  1. Groep personen in kleine cross-functionele teams van 5 tot 8 personen. Houd elke dag een stand-up meeting om het werk te bespreken en te plannen, deel de behoeften aan ondersteuning in het werk en nodig het team uit om hen die ondersteuning te geven. Dit vergroot hun autonomie sterk.
  2. Organiseer korte retrospectieve workshops. Een goed idee is om te beginnen met het aspect van thuiswerken en wat voor problemen dit oplevert voor de individuen en het team.
  3. Definieer het beleid inzake werken op afstand en communicatie zoals de duur van de gesprekken, de bereidheid om inkomende gesprekken aan te nemen, de frequente synchronisatie met anderen, het frequent delen van het werk, …
  4. Help mensen om thuis een wendbare werkcontext te creëren: gebruik foto’s van customer journeys, architectuuropvattingen of andere artefacten die helpen om een vertrouwde werkomgeving te creëren.
  5. Organiseer korte leersessies over het runnen van een dagelijkse stand-up meeting, over het runnen van een retrospectieve workshop, over het definiëren en inschatten van het verhaal, …
  6. Problemen vastleggen op managementniveau. Definieer samen wat de oorzaken zijn en welke oplossingen mogelijk zijn. Initieer op basis daarvan acties.

5. Continuïteit, veiligheid en veerkracht

Tijdens een crisis is het vermogen om de noodzakelijke infrastructuurplatforms en -middelen te versterken van essentieel belang (laptops, VPN, beschikbaarheid van breedband op bedrijfsschaal). Stuur de medewerkers naar de juiste beveiligde platforms en geef duidelijke richtlijnen voor de beveiliging van hun thuiswerknetwerken en -apparaten.

Meestal zijn technologieën zoals virtueel Kanban-beheer, video, chat en wikipagina’s al aanwezig. Houd er rekening mee dat de prestaties en de beschikbaarheid van deze platforms essentieel zijn voor het handhaven van de operationele continuïteit. Ze kunnen een extra last worden voor uw medewerkers als ze niet goed werken.

6. Innovatie

Om extra veerkracht te brengen, moeten leiders investeringen in nieuwe technologieën initiëren die de operationele omgeving van het personeel ter plaatse helpen nabootsen.

Wanneer er op afstand wordt gewerkt, blijft de behoefte aan agile ceremonies bestaan en wordt deze nog belangrijker om het werk en de voortgang van agile teams te synchroniseren. De juiste set van technologieën die een manier van werken op afstand ondersteunen, moet worden ingevoerd. Dit is nodig voor het beheer van het werk en voor ceremonies zoals retrospectieven, sprint planning en big room planning.

Ter afsluiting

Dankzij een mindful approach die betrokkenheid en organisatieverandering stimuleert, is uw organisatie toegerust om met onvoorziene omstandigheden om te gaan.

DigitalScaler heeft de ervaring om wendbaarheid op schaal toe te passen, waardoor u flexibeler kunt reageren op grote rampen. Wij passen ons aan de specifieke context van uw organisatie aan, waardoor een veerkrachtigere organisatie ontstaat.

Ik wil meer organisatorische flexibiliteit om mijn bedrijfsvoering te waarborgen

Ontdek meer