Blog Hoe organiseer je remote agile ceremonies?

Hoe organiseer je remote agile ceremonies?

Agile betekent interactie, transparantie en directe communicatie. Om dit te bereiken zijn team ceremonies zoals de dagelijkse stand-up, sprintplanning, sprint review en sprint retrospectief essentieel. Men zou kunnen beargumenteren dat wanneer teams niet fysiek op dezelfde plaats zijn, deze interactieve ceremonies moeilijker te doen zijn en misschien niet zo efficiënt. Echter, het doen van agile ceremonies op afstand kan net zo succesvol zijn.

Auteurs: Anne-Marie Zeghers, Xavier Denys & Sonja Noben

Houden we onze agile ceremonies als we op afstand werken?

In een thuiswerk situatie zorgen de meest mature teams ervoor dat ze hun ceremonies regelmatig en op een interactieve manier onderhouden. Niet omdat ze gevraagd worden dit te doen, maar omdat ze het willen doen. Ze begrijpen de waarde van het regelmatig ontmoeten van individuen en het hebben van frequente interacties.

Vandaag de dag zijn er veel tools die het mogelijk maken om interactieve sessies te houden met kleinere en grotere groepen. Er zijn nogal wat goede backlog management tools beschikbaar, zoals Azure DevOps (TFS), ServiceNow, Trello of Jira.

Daarnaast heeft u geweldige tools om uw ceremonies interactief en leuk te maken. Denk aan collaboratieve whiteboards (MIRO, Stormboard, Mural), Q&A’s (Slidoo, Kahoot, Mentimeter, Wooclap) en chats (Slack, Discord). Sommige zijn zelfs open source en gratis te gebruiken. Klaar om te experimenteren?

Neem de tijd voor de intake

De intake is een belangrijk, maar vaak over het hoofd geziene ceremonie aspect. Als je op afstand bent, mis je fysieke elementen om de emoties of de huidige mentaliteit van iemand volledig te kunnen lezen. Zo kun je bijvoorbeeld niet altijd de gezichtsuitdrukkingen duidelijk zien. Vergeet dus niet te vragen hoe het met de mensen gaat. Dit is belangrijke informatie die een groot effect zal hebben op het verloop van de ceremonie.

Socialiseer steeds wanneer het team bijeenkomt om vertrouwen op te bouwen. Vertrouwen is een basiskenmerk van alle outperforming teams. Anne-Marie Zeghers

Veel van de non-verbale communicatie is afwezig in ceremonies op afstand. Hoe kun je dat gat opvullen? Gebruik webcams om een duim omhoog te krijgen van iedereen of om hoofden te zien knikken in overeenstemming. Emojis en GIF’s kunnen ook de non-verbale communicatie verbeteren.

Het inschakelen van de camera heeft als bijkomend voordeel dat iedereen de “omgeving” van zijn teamleden ziet. Dit kan leiden tot nuttige informatie voor een betere facilitering. Leer te inspecteren of collega’s een toegewijde, geïsoleerde en goed uitgeruste werkruimte hebben, of dat ze de eettafel delen met een thuiswerkende echtgenoot terwijl de kinderen rondrennen.

De dagelijkse stand-up op afstand

Thuis rechtstaan? Waarom niet. We moeten onze benen regelmatig strekken, en we houden het dagelijkse stand-up kort en effectief. Een echte win-win!

Wees op de uitkijk voor kapers. De dagelijkse stand-up wordt plots een van de enige momenten dat het hele team bij elkaar komt. Blijf gefocust op de 3 vragen. Aankondigingen of andere discussies hebben een ander platform nodig.

Digital Kanban

Visual management blijft een hoeksteen van de dagelijkse stand-up, ook op afstand. Wij raden je aan om je fysieke bord zo snel mogelijk te digitaliseren in de gewenste online oplossing. Dit zorgt voor één enkele bron van waarheid die altijd en overal beschikbaar is.

De sprint plannen

Sommige teams geven de voorkeur aan een speciale refinment moment. Subteams verfijnen dan verschillende elementen van de product backlog. Gelukkig zijn er tools zoals Zoom die het mogelijk maken om in breakout kamers te werken.

Daarna wordt de schatting van de verfijnde user stories met het hele team gedaan. De meeste teams gebruiken pokerplanning als schattingstechniek. Maar normaal gesproken wordt bij het plannen van poker gebruik gemaakt van fysieke kaarten. Dit hoeft geen blokkerend probleem te zijn. Er zijn een aantal geweldige digitale alternatieven zoals apps op smartphones of het gebruik van een chatbox.

Presenteren tijdens de demo

Vraag de mensen die iets demonstreren om hun increment vooraf te openen. Het verliezen van tijd of het hebben van technische problemen zal alleen maar leiden tot onnodige frustratie bij de stakeholders. Hyperlinks naar de gedemonstreerde elementen kunnen worden opgeslagen in een speciaal bestand op een gemeenschappelijke locatie, waardoor informatie vooraf of na de ceremonie kan worden gedeeld.

Chatbox

Zoals altijd, verzamel alle feedback op een structurele manier. Als een groot aantal mensen deelneemt aan de demo, vraag hen dan om hun punten van feedback te delen via de chat of andere feedbackfunctionaliteit. Door je hand digitaal op te steken, kan de facilitator enorm geholpen worden om de flow van de demo in goede banen te leiden.

Wissel de vorm van uw digitale retrospectieve af

De formule van uw retrospectieve frequent aanpassen is altijd aan te bevelen, maar nog meer vanop afstand. Visuele management tools zoals Miro hebben tal van geweldige sjablonen zoals de ‘mad, sad, glad’. Digitale post-its kunnen door alle teamleden met één druk op de knop worden toegevoegd.

Je resultaten worden eenvoudig opgeslagen voor latere referentie, wat super handig is als je metrics wilt bijhouden zoals een e-NPS (employee net promoter score) in de loop van de tijd.

Hoe zit het met een digitale obeya?

Men zou kunnen stellen dat de Obeya, die normaal een fysieke kamer is, niet bruikbaar of zelfs mogelijk is als er op afstand wordt gewerkt. Maar wie zegt dat de Obeya een fysieke kamer moet zijn? De belangrijkste principes van Obeya, het brengen van transparantie, het focussen op continue verbetering, het oplossen van belemmeringen en het hebben van ruimte om te experimenteren, zijn allemaal heel goed toe te passen op een digitale en op afstand bediende manier.

Touchscreen

Er worden vandaag de dag een aantal geweldige instrumenten op de markt gebracht, zoals Nureva. Dit type van touchscreens kunnen u zeker helpen om een authentieke sensatie te geven wanneer teamleden verdeeld zijn over fysieke locaties.

De eerste ceremonie op afstand

Wees je ervan bewust dat deze ceremonies belangrijke impactmomenten zijn waarbij het team wordt beïnvloed om vooruitgang te boeken bij het creëren van klantwaarde. Als je voor het eerst een ceremonie op afstand uitvoert, overweeg dan om een pilot te doen met een kleinere groep om de dynamiek en timing te testen om de ervaring te verbeteren. Houd de volgende principes in gedachten tijdens de voorbereiding:

  1. Ontwerp en plan zorgvuldig. Improvisatie voor geplande ceremonies wordt helemaal niet aangemoedigd.
  2. Zorg ervoor dat iedereen wordt meegenomen voor de rit. Laat ze snel inchecken.
  3. Laat voldoende ruimte voor mensen om te reageren. Spring niet zomaar van onderwerp naar onderwerp.
  4. Bekijk een algemene checklist voor elke ceremonie. Zorg ervoor dat de volgende onderwerpen duidelijk zijn en aan bod komen: omvang, logistiek, methodes, tools, virtuele ruimte, inleiding, pauze, energizers, afsluiting en volgende stappen.

Blijven verbeteren

Aan het einde van elke ceremonie kan het team een ROTI (return on time invested) voltooien door eenvoudigweg te stemmen van 1 tot 5 (1 betekent “tijdverlies” tot de 5 betekent “optimaal gebruik van de tijd”). Ook hier zijn er een aantal goede digitale alternatieven om een ROTI af te ronden, zoals Slidoo, Mentimeter of Discord.

Question

Vergeet niet om verschillende mensen te vragen waarom ze hun score hebben gegeven. Dit kan leiden tot waardevolle inzichten die u in staat stellen om uw ceremonies op afstand voortdurend te verbeteren.

Dus vergeet niet

De agile ceremonies zijn er om het team zo veel mogelijk bij elkaar te brengen, te laten plannen, bij te sturen, te verfijnen, feedback te verzamelen en continu te verbeteren. Deze ceremonies zijn essentieel, ook al is de afstand de enige manier. Vergeet niet:

  1. Discipline: Afleidingen thuis zijn er in overvloed. Houd jezelf zo attent mogelijk.
  2. Teamafspraken: Duidelijke afspraken maken een geweldig team. Bespreek hulpmiddelen, ceremonies en betrokkenheid op voorhand.
  3. Geniet ervan: Als je lang van thuis uit werkt, kan plezier het element zijn dat het verschil maakt.

Enkele laatste leuke tips

Agile organisaties geloven dat gelukkige medewerkers gelukkige klanten mogelijk maken. Gelukkig zijn betekent ook af en toe plezier hebben. Om dit te bereiken hebben we geweldige dingen zien gebeuren:

  1. Het maken van muziek afspeellijsten die worden gebruikt voor vergaderingen of tijdens de pauzes.
  2. E-drinks waarbij iedereen zich in een ontspannen sfeer verzamelt, net als bij een gewone after-work bijeenkomst.
  3. Grappige truiendag, huisdierendag of pruikendag. Laat het aan uw verbeelding over.

Kleine energizers of ijsbrekers zijn ook perfect mogelijk in een afgelegen omgeving. Eén die we vaak zelf gebruiken: toon het meest interessante item in de buurt van je werkplek. Je zal verrast zijn door de verschillende items die op de webcam worden getoond.

Ik heb hulp nodig met mijn ceremonies op afstand

Ontdek meer